Faire l’inventaire Comment faire un inventaire ? Tout d’abord, l’inventaire physique des stocks correspond à des besoins stratégiques (inventaire tournant pour plus de facilité) et légaux pour l’entreprise.
Les besoins légaux signifient qu’à la clôture de chaque exercice, l’entreprise fournira un inventaire de ses stocks : en quantité et en valeur.
L’inventaire consiste donc à compter les produits présents dans l’entreprise en zone de stockage, de production ou externes (placés chez les partenaires).
Ce comptage se prépare et s’établit selon les règles de gestion d’écart et de validation des données, et une mise en forme appropriée du formulaire de comptage va aider à améliorer cette gestion, en cas d’écarts.
Tableaux et conseils Il est possible de faire un tableau d’inventaire Excel afin de coller à la procédure d’inventaire des stocks, en fonction du secteur.
Sur ces documents, il faut mentionner le type de gestion de stock : FIFO (First In First Out) ou LIFO (Last In First Out), ce dernier mode de gestion n’étant pas admis en règlementation française.
L’idéal est d’utiliser une colonne pour établir un numéro de référencement, une colonne pour la désignation des produits, une colonne pour le lieu ou type de stockage, une colonne pour les quantités et en fin de document une colonne de cumul des stocks.
Ceci est une description générale, mais il est nécessaire de mettre autant de colonnes qu’il y a de paramètres.
Par exemple, dans les stocks, il peut y avoir du stock vendu, mais non livré.
Logiciels Les logiciels comptables comme Ciel, Sage proposent des fonctions pour les stocks et des extractions Excel, ce qui permet de retravailler l’organisation de la feuille d’inventaire.
Excel est déjà un excellent outil et qui peut se révéler puissant si le personnel sait s’en servir avec les formules de calcul.
Dans ce cas, il est inutile de prendre en plus un logiciel supplémentaire, uniquement pour les stocks.
Les ERP ou progiciels de gestion intégrée proposent la gestion de stock, et les entreprises qui investissent dans un ERP sont déjà conséquentes en taille et en roulement.
L’installation d’un ERP ou progiciel de gestion est souvent lourde et d’un coût élevé, environ 300000€ (montant constaté en mars 2011) et ne couvrent pas toujours des besoins fonctionnels spécifiques liés directement au type d’activité.
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