Les solutions pour l'archivage papier

Combien de temps garder les documents ? Il faut garder des documents tant qu’ils justifient un droit.
Les documents à conserver sans limitation Doivent être conservés sans limitation : Ce qui concerne l’état civil (livret de famille, actes, contrat de mariage, jugements de divorce et d’adoption, reconnaissance d’enfant, etc.
) Les titres de propriété.

les inventaires de mobilier.
Les contrats de travail, certificats, bulletins de salaire et attestation du Pôle-emploi.
Les justificatifs de perception retraite.
Les documents relatifs aux accidents de travail.
Les documents médicaux.
Les documents à conserver pendant 10 ans Doivent être conservés 10 ans : – Les expertises médicales.
Les factures de travaux.
Les papiers liés à la copropriété (procès verbal, courrier, etc.
).
Les documents à conserver pendant 5 ans Doivent être conservés 5 ans : Les justificatifs bancaires (relevés, talons de chéquiers, etc.
).
Les quittances de loyer.
Les documents à conserver pendant 4 ans Doivent être conservées 4 ans : Les factures d’eau.
Les documents à conserver pendant 3 ans Doivent être conservé 3 ans : Les notifications de la CAF.
Les déclarations de revenus et avis d’imposition.
Les justificatifs d’allocation chômage.

Les documents à conserver pendant 2 ans Doivent être conservés 2 ans : Les justificatifs d’acquittement de primes d’assurance.
Les dossiers de prêt.
Les attestations de ramonage et d’entretien des chaudières.
Les documents à conserver pendant 1 an Doivent être conservés pendant 1 an : Les avis d’impôts locaux.
Les factures de téléphone.
Les ordonnances.
Des créanciers peuvent se manifester même après le décès d’une personne.
Les questions à se poser avant de jeter un document Un « oui » à l’une de ces questions indique qu’il faut garder le document, un « non » le jeter.
Est-ce qu’il s’agit d’un justificatif légal en cours de validité ? Est-ce une information de référence (stable dans le temps) ? Est-ce une information utile à mes missions (qui va me permettre de prendre une décision) ? Est-ce qu’elle est absente des bases de données auxquelles j’ai accès ? Est-ce que j’en ai eu besoin dans l’année écoulée ? L’archivage proprement dit Bien que nous parlions d’archivage papier, il est toujours possible de les numériser et de conserver ses papiers sur double support.
Ce ne seront certes pas les originaux, mais une trace de leur existence en cas de perte.
Le classement des papiers se fait en chemises de couleur identifiables par catégorie.
On peut conserver ses documents dans une armoire, mais un contenant étanche et ignifugé pour les protéger des inondations et des incendies est préférable.
C’est souvent là qu’on en a le plus besoin.