La réunion téléphonique : une solution aux déplacements Pour organiser une téléconférence, il suffit de composer à l’heure convenue, le numéro et le code pin fournis par l’animateur.
C’est l’organisateur qui paie les frais qui s’élèvent en moyenne à 60€ (prix constaté en juillet 2011) la demi-heure pour une réunion à six.
Pour l’organisateur, tout dépend de l’opérateur qu’il a choisi.
La plupart du temps, le coût de la téléconférence est inclus dans son abonnement.
La téléconférence est une solution pour réduire les frais (trajet, hôtel, repas), la perte de temps et la fatigue.
Un ordre du jour restreint et précis Ce n’est pas parce que la téléconférence est au point qu’elle doit remplacer tous les échanges.
Il y a des informations précises, concises, catégoriques qui ne justifient pas la décision.
Une note écrite, la même pour toutes les personnes concernées fait parfaitement l’affaire.
Inversement, il est des sujets d’une grande portée sociale qui doivent être impérativement discutés avec les personnes concernées.
Cependant, ce genre de sujets laissant prévoir de longs échanges animés, mieux vaut les débattre en présence des tous.
Les sujets réservés aux téléconférences doivent être des points précis sur des projets que chacun des participants maîtrise parfaitement.
La téléconférence ne se prête pas à la réflexion en direct.
Des participants peu nombreux, concernés et avertis Les participants doivent donc avoir été triés sur le volet.
Impossible de s’exprimer chacun son tour à plus de 6 personnes.
Ils doivent être parfaitement concernés et avoir réfléchi sur les données qui leur auront été soumises suffisamment à l’avance.
Leur intervention devra être brève et sans digression.
L’animateur de ses séances devra être vigilant.
Il doit veiller à ce que chaque parole contribue à l’atteinte de l’objectif de la réunion.
On n’est pas là pour discuter de tout et de rien.
On n’est pas là pour remettre en question des préalables sur lesquels tous sont censés s’être prononcés.
Une discipline de l’écoute active L’animateur de la téléconférence accueille cordialement les participants, ce qu’il fait dans n’importe quelle réunion.
1 – Mot de bienvenue : « Merci d’être tous à l’heure.
» 2 – Rappel de l’objectif : » Nous avons 1/2h pour choisir le projet qui sera entrepris.
» 3- Rappel des règles du jeu : « Nous écoutons les autres jusqu’au bout et disons notre nom avant de parler.
» 4 – Obtenir l’accord du groupe sur le fonctionnement : « Est-ce que ce principe convient à tout le monde ? » 5 – « Bien, commençons : chacun donne son avis en 1 minute.
Allez-y ! »