Définition de la note de débit On appelle note de débit un document par lequel la personne physique ou morale qui, créancière d’une somme d’argent fait état de la somme qui est due par son débiteur.
Une note de débit peut être utilisée par le fournisseur pour indiquer à son acheteur les frais annexes qu’il doit lui verser pour rembourser des frais de transport ou de stockage de marchandises.
La note de débit peut aussi être utilisée par l’acheteur pour signaler à son fournisseur un éventuel excédent de versement ou si le fournisseur a omis de lui comptabiliser un rabais ou une ristourne.
Elle peut aussi être utilisée chaque fois que des frais de toute nature sont dus.
Ce peut être par exemple des remboursements de frais de voyage ou des pénalités dues pour une raison quelconque.
Enfin, il convient de préciser que la note de débit ne constitue pas, en principe un document pouvant tenir lieu de facture.
En conséquence, elle ne dispense pas le fournisseur d’établir une facture conforme aux dispositions en vigueur.
Traitement de la note de débit dans la comptabilité du créancier Si la note de débit fait état d’une somme due en raison d’une livraison de marchandises ou d’une prestation de services, le fournisseur débite le compte « clients » du montant hors taxes.
Il doit créditer le compte « vente de marchandises » du même montant.
Si la note de débit concerne une prestation de service, le prestataire de services débite également le compte client en créditant du même montant le compte de produits « prestations vendues ».
D’autre part, si la note de débit concerne des intérêts dus par exemple à cause d’un retard de paiement, le créancier doit débiter le compte « clients » et créditer le compte » produits financier » du même montant.
Enfin, si l’opération concernée par la note de débit est assujettie à la TVA, le créancier doit débiter le compte de son client du montant de la TVA calculée au taux en vigueur.
Il doit créditer le compte de passif » État TVA à reverser » du même montant.
Traitement de la date de débit dans la comptabilité du redevable Si la note de débit concerne un achat marchandises, l’acheteur doit débiter le compte de charges « achat de marchandises » et créditer le compte de passif « Fournisseurs » du même montant.
Si elle concerne des travaux ou des services extérieurs, le débiteur doit débiter le compte de charges « achats et charges externes » en créditant le compte « fournisseurs ».
Si l’opération est assujettie à la TVA, le débiteur doit débiter le compte « Etat TVA déductible » et créditer le compte fournisseurs du montant de la TVA.
Enfin si la note de débit concerne des intérêts de retard dus au fournisseur, l’acheteur doit débiter le compte de charges « Frais financiers » en créditant du même montant le compte de passif « Fournisseurs ».